Онлайн бухгалтерія для ФОП: персональний бухгалтер замість автоматизованих програм за 1000 грн

Жива онлайн бухгалтерія для ФОП чи SaaS-боти та платформи: чому самообслуговування не гарантує захисту

Порівняння тут не між «дорого і дешево», а між двома різними послугами. Онлайн-сервіс самообслуговування продає доступ до інтерфейсу: ви отримуєте калькулятор, календар і кнопку подання, але всі рішення ухвалюєте самі. Бухгалтерське обслуговування продає результат: рішення ухвалює фахівець, а ви бачите вже готовий звіт і суму до сплати. Нижче три ситуації, у яких різниця між цими двома підходами стає дорогою.

Пастка 1: програма бачить суму, але не бачить змісту платежу

Алгоритм уміє додати надходження до доходу. Чого він не вміє, так це оцінити правовий зміст операції. Класичний приклад: ФОП 2 групи отримує оплату від юридичної особи, яка не є платником єдиного податку. Формально гроші зараховані, програма спокійно включила їх у дохід і порахувала податок. Проблема в тому, що 2 група має право надавати послуги лише платникам єдиного податку та населенню (ПКУ № 2755-VI, ст. 291.4), і сам факт такого надходження порушує умови групи.

Наслідки прописані в кодексі і їх завжди два. До доходу від діяльності, не передбаченої для групи, застосовується ставка єдиного податку 15%, причому лише до суми порушення, а не до всього річного доходу. Другий наслідок: платник зобов'язаний перейти на загальну систему з першого числа місяця, наступного за кварталом, у якому це сталося (п. 293.4 і пп. 298.2.3 ПКУ). Живий бухгалтер бачить такий платіж у виписці в момент його появи, коли ще є час повернути кошти відправнику і не допустити порушення.

Пастка 2: сліпа зона електронного кабінету ДПС

Друга різниця стосується того, куди програма взагалі не заглядає. Сервіс подання звітності відправляє декларацію і на цьому вважає роботу виконаною. Але життя ФОП не обмежується декларацією: у кабінеті платника з'являються повідомлення, вимоги, нарахування земельного податку або податку на нерухомість, помилково рознесені платежі, переплати і недоїмки. Жодне з цього не приходить у вигляді зручного пуш-повідомлення з поясненням, що робити.

Ми відстежуємо кабінет платника постійно, і це окремий пункт базового пакета, а не додаткова опція. Практична цінність проста: борг, помічений у день появи, найчастіше знімається одним поясненням, а той самий борг, помічений через півроку, встигає обрости пенею і заходами стягнення. Якщо ваш кабінет давно ніхто не переглядав, є окрема разова послуга з його аудиту за 500 грн.

Пастка 3: підписка здається дешевою до першої складної ситуації

Абонплата за програму рахується як мінімальний платіж за базовий функціонал. Реальна вартість року складається з іншого набору: підписка плюс ваш власний час на введення даних, плюс окремі платні консультації, коли питання виходить за межі підказки в інтерфейсі, плюс супровід касового апарата, плюс ціна помилки, якщо вона все ж сталася. Ринкові цінники конкурентів ми свідомо не називаємо: ці цифри ми не перевіряли за первинними джерелами, а порівнювати чужі тарифи з чужих же сторінок нечесно.

Наша сітка влаштована навпаки: одна сума, у якій уже враховано, і консультації, і спілкування з податковою. Для спрощенки без найманих працівників це 1000 грн на місяць без слова «від». Якщо ви хочете передати на аутсорс усю операційну рутину, а не тільки звітність, детальніше про це в хабі ведення ФОП. Якщо для вас принципова саме робота без офісів і паперової пересилки, є окрема сторінка віддаленої співпраці.

Що входить у професійну онлайн бухгалтерію від нашого бюро за 1000 грн/міс

Базовий пакет складається з дев'яти напрямів. Це не рекламний перелік можливостей, а перелік робіт, які ми виконуємо щомісяця незалежно від того, звернулися ви за ними чи ні. Жоден із пунктів не тарифікується окремо і не має ліміту звернень.

• Моніторинг змін законодавства. Стежимо за змінами в Податковому кодексі та профільних законах і застосовуємо їх у вашому обліку, не чекаючи вашого запитання.
• Підготовка та подання звітності. Формуємо декларації і подаємо їх в електронному вигляді у строки, встановлені кодексом для вашої групи.
• Контроль лімітів доходу. Рахуємо дохід наростаючим підсумком і попереджаємо про наближення до межі групи заздалегідь, а не за фактом перевищення.
• Сплата податків. Сплачуємо податки за вас або готуємо платіж і нагадуємо про строк, на ваш вибір.
• Заповнення книги обліку доходів. Ведемо регістр обліку доходів регулярно, а не збираємо його поспіхом перед поданням декларації.
• Аналіз банківських виписок. Перевіряємо надходження і призначення платежів, щоб у дохід не потрапило зайве, а потрібне не загубилося.
• Консультації з усіх питань діяльності. Без ліміту звернень і без окремого рахунку за кожне питання.
• Відстеження повідомлень в електронному кабінеті ДПС, включно із земельним податком і податком на нерухомість.
• Комунікація з податковою за потреби. Готуємо пояснення і відповідаємо на запити, щоб вам не доводилося вести переписку самостійно.

Чотири пункти з цього списку відрізняють живе обслуговування від програмного продукту принципово: контроль лімітів, аналіз виписок, відстеження кабінету ДПС і комунікація з податковою. Усі чотири вимагають, щоб хтось дивився на ваші дані регулярно і робив висновки. Інтерфейс цього не робить за визначенням: він чекає, поки ви самі відкриєте потрібний розділ. Методичну частину, тобто як саме ведеться облік доходів і що вважається первинним документом, ми розібрали окремо на сторінці про бухгалтерський облік ФОП.

Скільки коштує жива онлайн бухгалтерія для ФОП: тарифна сітка

Сітка закрита і опублікована повністю: ви бачите суму до звернення, а не після заповнення анкети. Слово «від» стоїть лише там, де підсумок реально залежить від обсягу роботи, наприклад від кількості працівників чи операцій. Там, де сума фіксована, приставки немає.

Ціна прив'язана до системи оподаткування і до наявності працівників, а не до кількості ваших запитань за місяць. Тому підприємець, який пише нам щотижня, і підприємець, який згадує про бухгалтерію раз на квартал, платять однаково. Якщо ви на третій групі і хочете подивитися розбір саме за нею, є окрема сторінка зі спеціалізованими тарифами для ІТ та цифрового бізнесу. Якщо ви тільки плануєте реєстрацію, корисніше почати з матеріалу про аналіз фінансового старту своєї справи.

Податкові ліміти та ставки у 2026 році: що ми відстежуємо онлайн

Усі суми нижче виведені з мінімальної заробітної плати 8 647 грн і прожиткового мінімуму для працездатних осіб 3 328 грн, встановлених Законом про Державний бюджет України на 2026 рік № 4695-IX (ст. 7 і 8). Кодекс задає ліміти не в гривнях, а в кратності до мінімальної зарплати, тому щороку в січні ці межі змінюються автоматично разом із бюджетом.

Для 1 і 2 груп кодекс встановлює стелю ставки, а конкретний розмір визначає сільська, селищна або міська рада залежно від виду діяльності (ПКУ, ст. 293.2). Тому в таблиці стоїть «не більше», а не фіксована сума: у вашій громаді ставка може бути нижчою.

ЄСВ це єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування: платіж, який формує ваш страховий стаж. Ставка становить 22% бази нарахування, а якщо база менша за мінімальну зарплату, внесок рахується від мінімальної зарплати (Закон № 2464-VI, ст. 8 ч. 5). Звідси і мінімальні 1 902,34 грн на місяць у 2026 році. Верхня межа теж існує: внесок не може перевищувати максимального, але конкретну суму максимальної бази на 2026 рік ми свідомо не наводимо, поки вона не підтверджена первинним джерелом.

Військовий збір для ФОП діє з 1 січня 2025 року за Законом № 4015-IX. Для 1 і 2 груп це фіксовані 10% мінімальної зарплати щомісяця, для 3 групи це 1% доходу. Різниця не лише в сумі, а й у періодичності: у 1 і 2 груп збір сплачується щомісяця до 20 числа, а в 3 групи разом з єдиним податком, тобто протягом 10 календарних днів після граничного строку подання квартальної декларації.

Строки, які ми тримаємо за вас

Дати ми навмисно не називаємо календарними числами: вони щороку зсуваються через вихідні. Правило важливіше за дату. Для 1 і 2 груп декларація річна, подається протягом 60 календарних днів після закінчення року, а єдиний податок сплачується авансом щомісяця до 20 числа поточного місяця. Для 3 групи декларація квартальна, протягом 40 календарних днів після кварталу, а єдиний податок протягом 10 календарних днів після граничного строку її подання. ЄСВ сплачується щоквартально до 20 числа місяця після кварталу, за бажанням можна щомісяця.

Перевищення ліміту: чому наслідків завжди два

Саме тому контроль лімітів стоїть третім пунктом базового пакета, а не в переліку додаткових опцій. Ми рахуємо дохід наростаючим підсумком і попереджаємо, коли до межі залишається запас, а не коли її вже перетнуто. Розбір за групами винесений окремо: умови роботи для сфери послуг і торгівлі описані на сторінці ведення 2 групи, а для ІТ, консалтингу та e-commerce у хабі ведення 3 групи.

ПДВ і касові апарати: два питання, які найчастіше плутають

Поріг обов'язкової реєстрації платником ПДВ становить 1 000 000 грн за останні 12 календарних місяців без урахування податку. Але сам обов'язок реєстрації не поширюється на платників єдиного податку першої, другої і третьої групи (ПКУ, ст. 181.1), тобто перевищення мільйона само по собі не робить спрощенця платником ПДВ. Що це означає для конкретної ситуації, розібрано на сторінці про ПДВ для ФОП.

Щодо ПРРО правило теж не універсальне. Програмний реєстратор обов'язковий для 2 і 3 груп та загальної системи при розрахункових операціях (Закон № 265/95-ВР). ФОП 1 групи звільнений. Звільнення діє також, коли оплата надходить виключно за IBAN з рахунку на рахунок, через касу банку або через платіжний термінал банку. Ми визначаємо це на старті співпраці, щоб ви не купували касу, яка вам не потрібна, і не працювали без неї там, де вона обов'язкова.

Як працює віддалений бухгалтерський онлайн-супровід у нашому бюро

Дистанційний формат тут не компроміс і не тимчасове рішення: офісу немає взагалі, і жоден етап співпраці не вимагає вашої особистої присутності. Нижче три кроки, з яких складається початок і щомісячний цикл роботи.

1. Крок 1. Знайомство і договір в електронному вигляді

   Ви описуєте ситуацію через форму на сторінці контактів: група ФОП, наявність найманих працівників, чи ви платник ПДВ і що зараз болить. Ми відповідаємо максимум протягом однієї години, називаємо тариф і надсилаємо договір. Підписання відбувається кваліфікованим електронним підписом, який безкоштовно видають ПриватБанк і monobank. Ані поїздок, ані паперової пересилки, ані нотаріуса.

2. Крок 2. Доступ до даних, а не до грошей

   Для роботи нам потрібна виписка, а не право розпоряджатися рахунком. Підходить гостьовий доступ у клієнт-банку в режимі лише перегляду або ваше щомісячне вивантаження файлом. На основі цих даних ми ведемо книгу обліку доходів, аналізуємо призначення платежів і звіряємо стан розрахунків у кабінеті платника. Розпорядження коштами залишається виключно у вас.

3. Крок 3. Щомісячний цикл: розрахунок, звіт, нагадування

   У встановлені кодексом строки ми рахуємо єдиний податок, ЄСВ і військовий збір, формуємо і подаємо звітність та готуємо платіжні документи. Далі за вашим вибором: або сплачуємо податки за вас, або надсилаємо готовий платіж і нагадуємо про строк. Паралельно щомісяця перевіряємо кабінет ДПС і повідомляємо, якщо там з'явилося щось, що потребує реакції.

Окремо про те, чого в цій схемі немає. Немає вимоги встановлювати програму і вчитися в ній працювати. Немає обмеження за містом: ФОП із Києва, Львова, Одеси і підприємець, який тимчасово перебуває за кордоном, обслуговуються однаково. Немає і прив'язки до графіка офісу, бо звертатися можна письмово в будь-який момент.

Якщо вам потрібне не щомісячне ведення, а розбір однієї ситуації, подивіться можливості сторінки консультацій: разова консультація коштує 1000 грн і не зобов'язує до подальшої співпраці. Якщо ж ситуація вже перейшла в стадію запитів і вимог від податкової, доречніший хаб правового захисту, де описано, як ми ведемо комунікацію з ДПС.