Бухгалтерський облік ФОП онлайн: бездоганна точність та порядок у вашому бізнесі
Професійна організація та щомісячне ведення бухгалтерського обліку для ФОП 1, 2 та 3 груп по всій Україні. Ми не просто подаємо декларації: ми систематизуємо ваш облік доходів, беремо під контроль банківські виписки, касову дисципліну ПРРО та податкові розрахунки за фіксованим тарифом 1000 грн на місяць.
Бухгалтерський облік ФОП це система фіксації доходів і розрахункових операцій підприємця: ведення обліку доходів за ст. 296 Податкового кодексу, звірка банківських виписок із зареєстрованими КВЕД, облік чеків ПРРО, збереження первинних документів та розрахунок єдиного податку, ЄСВ і військового збору. В i-Net Accounting це коштує 1000 грн на місяць.
ФОП не веде бухгалтерський облік у тому вигляді, у якому його ведуть юридичні особи: без плану рахунків, подвійного запису і балансу. Але це не означає «нічого не вести». Податковий кодекс прямо зобов'язує платника єдиного податку відображати отримані доходи, а закон про застосування реєстраторів розрахункових операцій вимагає фіскалізувати розрахунки. Саме ці обов'язки і складають облік підприємця, і саме на них тримається спокійна камеральна перевірка.
Ця сторінка про предмет обліку: що саме фіксується, у яких регістрах, з яких документів і з якою періодичністю. Якщо вам потрібен опис щомісячного операційного ритму, коли і що подається, читайте про абонентське ведення ФОП. Якщо цікавить увесь перелік напрямів роботи, від реєстрації до закриття, дивіться каталог бухгалтерських послуг. Якщо ж головне питання це листування з інспектором і захист від донарахувань, воно розкрите в матеріалі про податковий супровід та захист бізнесу.
Суть та основні компоненти бухгалтерського обліку ФОП
Найпоширеніша помилка підприємця: вважати, що облік це декларація раз на квартал або раз на рік. Декларація лише підсумовує те, що вже зафіксовано протягом періоду. Якщо фіксації не було, декларація стає здогадкою, а розбіжність між сумою в ній і оборотом за рахунком виявляється під час першої ж камеральної перевірки. Тому професійний облік ФОП тримається на чотирьох опорах, і всі чотири входять у наш базовий пакет.
1. Регістр доходів: книга обліку доходів
Стаття 296 Податкового кодексу зобов'язує платника єдиного податку вести облік отриманих доходів. Форма довільна: підійде електронна таблиця або паперовий зошит, закон не нав'язує конкретний бланк. Значення має інше, а саме повнота і своєчасність запису. Кожне надходження отримує дату, суму і підставу, а підсумок регістру за період має збігатися з цифрою, яку ви показуєте в декларації, до копійки.
На практиці саме тут накопичується найбільше хаосу. Підприємець пам'ятає великі надходження і забуває дрібні, плутає дату договору з датою зарахування коштів, не відділяє власне поповнення рахунку від виручки. Ми ведемо цей регістр за клієнта та щомісяця звіряємо його з банком, тому до кінця року в підприємця вже є готова, зведена і перевірена база для декларації, а не купа виписок у теці «розібрати потім».
2. Аудит банківських виписок під зареєстровані КВЕД
Друга опора це регулярний перегляд кожної вхідної операції у клієнт-банку. КВЕД це класифікація видів економічної діяльності: коди, які підприємець зазначив під час реєстрації та вніс до реєстру платників єдиного податку. Призначення платежу у виписці має відповідати цим кодам. Ми читаємо виписку рядок за рядком, відділяємо підприємницький дохід від власних поповнень і повернень, окремо опрацьовуємо валютні надходження та звертаємо увагу клієнта на операції, які виглядають сумнівно ще до того, як вони потраплять у звітність.
Чому це не формальність
Для ФОП 1 і 2 груп дохід від діяльності, не зазначеної в реєстрі платників єдиного податку, оподатковується за ставкою 15%, а не за звичайною ставкою групи. Це прямо передбачено п. 293.4 Податкового кодексу. Один неправильно оформлений платіж від нового контрагента може коштувати дорожче, ніж річне обслуговування.
3. Касова дисципліна
ПРРО це програмний реєстратор розрахункових операцій, тобто каса, яка працює на смартфоні чи комп'ютері замість класичного касового апарата. За Законом про застосування РРО № 265/95-ВР його застосування обов'язкове для ФОП 2, 3 і 4 груп та для загальної системи, коли підприємець проводить розрахункові операції. Від цього обов'язку звільнені ФОП 1 групи, а також випадки, коли оплата надходить виключно за IBAN з рахунку на рахунок, через касу банку або через програмно-технічний комплекс самообслуговування банку.
Окремо стоїть роздрібна торгівля в селах і селищах: вона звільнена від РРО, якщо місцева рада не ухвалила рішення про його обов'язковість, у продажу немає підакцизних товарів і дистанційної торгівлі, а річний дохід не перевищує 167 мінімальних зарплат, тобто 1 444 049 грн у 2026 році. Ми перевіряємо, чи потрапляє конкретний бізнес у виняток, налаштовуємо облік чеків і повернень та щодня зводимо фіскальні дані з надходженнями на рахунок. Касовий облік і підтримка ПРРО це окрема послуга: +500 грн на місяць до будь-якого тарифу.
4. Первинні документи та їх систематизація
Четверта опора найменш помітна і найчастіше згадується вже під час перевірки. Договори, рахунки, видаткові накладні, акти приймання-передачі послуг та інвойси для іноземних замовників це підтвердження того, що дохід отриманий саме за тією діяльністю, яку ви заявили. Ми пояснюємо підприємцю, які саме документи слід зберігати під конкретний тип операцій, у якому вигляді та як довго, щоб під час камеральної перевірки не довелося відновлювати документообіг заднім числом.
Разом ці чотири опори і є той облік, який ми беремо на себе. Він однаково потрібен і торговцю з касою, і ІТ-фахівцю на 3 групі з двома валютними контрактами: змінюється лише склад операцій, а логіка фіксації залишається тією самою.
Що входить у базовий пакет обліку за 1000 грн на місяць
Головна проблема ринку не в цінах, а в тому, що за однаковою назвою «облік ФОП» ховається різний обсяг робіт. Нішевий сервіс buh.ua заявляє на своєму сайті вхідний тариф від 2500 грн на місяць, у який входять податки, звітність, контроль банку, книга обліку та моніторинг законодавства (це дані з їхньої сторінки, а не наше джерело фактів). Наш базовий пакет містить усе перелічене і ще п'ять напрямів, які зазвичай продають окремим рахунком.
Нижче повний склад пакета, рівно 9 пунктів. Для ФОП на спрощеній системі без найманих працівників це коштує 1000 грн на місяць, і сума не залежить від кількості ваших звернень протягом місяця.
- Моніторинг змін законодавства. Стежимо за Податковим кодексом, законом про ЄСВ, нормами щодо військового збору та оновленням реквізитів казначейських рахунків ДПС.
- Підготовка та подання звітності. Складаємо декларацію платника єдиного податку, подаємо її в електронній формі та передаємо вам квитанцію про прийняття.
- Контроль лімітів доходу. Рахуємо надходження наростаючим підсумком, щоб перевищення межі не скинуло вас зі спрощеної системи посеред року.
- Сплата податків. Сплачуємо податки за вас або готуємо платіж і нагадуємо про строк, на ваш вибір. Суми, реквізити та призначення платежу формуємо ми.
- Заповнення книги обліку доходів. Ведення обов'язкового регістру доходів відповідно до вимог ст. 296 Податкового кодексу, у зручному електронному форматі.
- Аналіз банківських виписок. Перевіряємо кожне надходження, відділяємо підприємницький дохід від власних поповнень і звіряємо призначення платежів із зареєстрованими КВЕД.
- Консультації з усіх питань діяльності. Новий контрагент, сумнівна операція, питання за КВЕД: пишете нам і отримуєте відповідь без окремого рахунку за консультацію.
- Відстеження повідомлень в електронному кабінеті ДПС. Включно з вимогами, земельним податком і податком на нерухомість, які підприємці зазвичай помічають уже разом з пенею.
- Комунікація з податковою за потреби. Готуємо офіційні пояснення та відповіді на запити ДПС, щоб вам не довелося особисто розбиратися з інспектором.
Коротко
Ціна не залежить від кількості опрацьованих виписок, рядків у регістрі доходів чи чеків ПРРО. Це і є відмінність фіксованого тарифу від схеми «від 800 грн», де кінцева сума стає відомою тільки в рахунку наприкінці місяця.
Вартість ведення бухгалтерського обліку ФОП: прозорі тарифи без додаткових комісій
Тариф залежить не від обсягу вашого обороту, а від того, наскільки складний облік вимагає закон у вашому випадку. Спрощенець без найманих працівників веде один регістр доходів, платник ПДВ додатково веде облік податкових зобов'язань і кредиту, а підприємець на загальній системі рахує ще й документально підтверджені витрати. Звідси і різниця в цінах.
| Формат обслуговування | Щомісячний тариф | Що саме ведемо |
|---|---|---|
| Спрощена система ЄП: 1, 2 або 3 група, без найманих працівників | 1000 грн/міс | Усі 9 пунктів базового пакета: регістр доходів, банківські виписки, контроль лімітів, податки та звітність. |
| ФОП із найманими працівниками | від 2100 грн/міс | Базовий пакет плюс кадровий напрям: нарахування зарплати, зарплатні податки, табелі та звітність з ЄСВ і ПДФО. |
| Загальна система оподаткування | від 2500 грн/міс | Облік доходів і документально підтверджених витрат, розрахунок чистого доходу, квартальні авансові платежі, річна декларація. |
| Платник ПДВ | від 4000 грн/міс | Облік податкових зобов'язань і податкового кредиту, складання та реєстрація податкових накладних, декларація з ПДВ. |
| Загальна система з найманими працівниками | розрахунок за запитом | Перетин двох складних форматів, обсяг робіт оцінюємо індивідуально після перегляду вашого обліку. |
Окремо від абонемента працюють дві разові послуги. Аудит електронного кабінету платника в ДПС коштує 500 грн: ми дивимося борги, пеню, неподані декларації та відкриті вимоги, тобто реальний стан обліку перед стартом співпраці. Разова консультація бухгалтера для ФОП коштує 1000 грн і підходить тим, кому потрібна відповідь на конкретне питання, а не щомісячне обслуговування.
Тариф для платників ПДВ вищий не через націнку, а через принципово інший обсяг регістрів. Нагадаємо, що обов'язок реєструватися платником ПДВ після перевищення 1 000 000 грн доходу за останні 12 календарних місяців не поширюється на платників єдиного податку першої, другої та третьої групи (ст. 181.1 Податкового кодексу). Що змінюється в обліку після переходу на ПДВ, ми розібрали в матеріалі про облік ПДВ для ФОП. Порівняти вартість саме для третьої групи можна на сторінці з детальним прайсом на обслуговування 3 групи.
Загальна система коштує дорожче з тієї ж причини. Там податки рахуються з чистого доходу: ПДФО 18%, військовий збір 5% та ЄСВ 22% за кожен прибутковий місяць, річна декларація подається до 1 травня наступного року, а авансові платежі вносяться щоквартально. Кожна витрата має бути підтверджена документом, інакше вона просто не зменшує базу оподаткування, тому облік витрат тут займає більше часу, ніж облік доходів на спрощенці.
Специфіка бухгалтерського обліку для 1, 2 та 3 груп ЄП у 2026 році
Усі гривневі показники спрощеної системи прив'язані до мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року. З 1 січня 2026 року вона становить 8 647 грн, а прожитковий мінімум для працездатних осіб 3 328 грн (Закон про Державний бюджет України на 2026 рік № 4695-IX, ст. 8). Саме з цих двох величин виводяться ліміти доходу, стеля ставки єдиного податку, мінімальний ЄСВ та фіксований військовий збір.
| Параметр обліку | 1 група | 2 група | 3 група |
|---|---|---|---|
| Річний ліміт доходу у 2026 році | 1 444 049 грн (167 МЗП) | 7 211 598 грн (834 МЗП) | 10 091 049 грн (1167 МЗП) |
| Ставка єдиного податку | не більше 10% прожиткового мінімуму, тобто до 332,80 грн/міс | не більше 20% МЗП, тобто до 1 729,40 грн/міс | 5% доходу або 3% доходу для платника ПДВ |
| Мінімальний ЄСВ за себе | 1 902,34 грн/міс | 1 902,34 грн/міс | 1 902,34 грн/міс |
| Військовий збір | 864,70 грн/міс (10% МЗП) | 864,70 грн/міс (10% МЗП) | 1% доходу |
| Наймані працівники | не використовує | не більше 10 осіб одночасно | кількість не обмежена |
Дві деталі, на яких найчастіше помиляються сторонні тексти. Для 1 і 2 груп кодекс задає не фіксовану суму, а стелю: конкретний розмір ставки встановлює сільська, селищна або міська рада залежно від виду діяльності, тому писати «ставка становить стільки то» неправильно. Ставка ЄСВ становить 22% бази нарахування, і якщо база менша за мінімальну зарплату, внесок рахується від МЗП, а верхня межа обмежена максимальним внеском.
З точки зору обліку різниця між групами зводиться до періодичності. Перша і друга групи живуть у режимі фіксованих авансів, третя рахує відсоток від фактичного обороту, і саме тому для неї критично важлива щоденна звірка надходжень на рахунок.
| Обов'язок | 1 і 2 групи | 3 група |
|---|---|---|
| Декларація платника ЄП | річна, протягом 60 календарних днів після закінчення року | квартальна, протягом 40 календарних днів після кварталу |
| Єдиний податок | щомісяця авансом до 20 числа поточного місяця | протягом 10 календарних днів після граничного строку подання декларації |
| ЄСВ | щоквартально до 20 числа місяця після кварталу, за бажанням щомісяця | щоквартально до 20 числа місяця після кварталу |
| Військовий збір | щомісяця до 20 числа | разом з єдиним податком, у ті самі 10 днів |
Для другої групи головна робота в обліку це перевірка, кому саме продано товар чи послугу: група дозволяє працювати з населенням і платниками єдиного податку, тому кожен новий контрагент з іншим статусом вимагає окремої уваги. Деталі формату ми зібрали на сторінці про облік ФОП 2 групи, а актуальну межу доходу розібрали в матеріалі про ліміт для 2 групи у 2026 році.
Для третьої групи основне навантаження припадає на банк: 5% єдиного податку і 1% військового збору рахуються від фактичного доходу за квартал, тому будь-яке пропущене надходження псує обидві цифри одразу. Як це виглядає на практиці, описано на сторінці про облік 3 групи ЄП, а нюанси соціального внеску винесені в окремий матеріал про ЄСВ для ФОП 3 групи у 2026 році.
Що буде при перевищенні ліміту
Наслідків завжди два, і про другий часто мовчать. Перший: сума перевищення оподатковується за ставкою 15%, причому саме сума перевищення, а не весь річний дохід (п. 293.4 Податкового кодексу). Другий: платник зобов'язаний перейти на загальну систему оподаткування з першого числа місяця, наступного за кварталом, у якому сталося перевищення (пп. 298.2.3). Саме тому контроль лімітів наростаючим підсумком входить у базовий пакет, а не продається окремо.
Чому спеціалізований облік для ФОП кращий за універсальні аудиторські бюро та автоматичні платформи
На ринку є два масові способи закрити облік підприємця, і обидва працюють гірше, ніж здається. Перший це велике бюро широкого профілю, яке однаково обслуговує товариства з обмеженою відповідальністю та ФОП. Другий це автоматична платформа, яка сама формує декларацію з тих цифр, які ви в неї ввели. Ми свідомо стоїмо між ними: вузька спеціалізація на підприємцях плюс живий фахівець, який дивиться на ваші виписки очима.
Універсальне бюро приносить із собою зайву методологію
Корпоративний облік побудований на подвійному записі, плані рахунків, оборотно-сальдових відомостях та балансі. Для товариства це обов'язково, для ФОП на спрощеній системі закон нічого подібного не вимагає: там потрібен регістр доходів, звірка з банком, чеки ПРРО і первинні документи. Коли бюро переносить важку методологію на підприємця, зростає не якість, а трудомісткість, і разом з нею рахунок. Ми ведемо рівно той обсяг, який передбачає глава 1 розділу XIV Податкового кодексу, і не більше.
Платформа рахує, але не перевіряє
Сервіс автоматично підтягне виписку і складе декларацію, і в простих випадках цього досить. Проблеми починаються там, де потрібне рішення, а не арифметика: чи є це надходження підприємницьким доходом або власним поповненням рахунку, чи відповідає призначення платежу зареєстрованим КВЕД, чи не є повернення коштів приводом скоригувати регістр, що робити з передоплатою, яка прийшла в грудні за послугу наступного року. Алгоритм такі питання не ставить, він просто підсумовує стовпчик. Наслідком стає або переплата, або донарахування з пенею.
Дистанційність як робочий формат, а не як поступка
Облік не вимагає особистої присутності ніде і ніколи. Виписки надходять з клієнт-банку, звітність підписується кваліфікованим електронним підписом, вимоги та повідомлення приходять в електронний кабінет платника податків. КЕП, до речі, безкоштовно видають ПриватБанк і monobank, тому окремих витрат на підключення у підприємця не виникає. Ми працюємо з клієнтами з будь-якого населеного пункту України та відповідаємо на звернення максимум протягом однієї години. Детальніше про формат ми написали на сторінках про віддаленого бухгалтера для ФОП та про онлайн-бухгалтерію для підприємців, а про те, як влаштована робота з персональним фахівцем, читайте в матеріалі про бухгалтера для ФОП.
З нашої практики
Занедбаний облік майже ніколи не починається з великої помилки. Він починається з дрібниці: підприємець кілька разів поповнив підприємницький рахунок з власної картки, не позначивши призначення, потім прийняв оплату від контрагента за послугу, якої немає серед його КВЕД, потім забув про повернення. Через рік ці записи вже неможливо відновити з пам'яті, а виписка їх не пояснює. Саме тому ми починаємо співпрацю з перегляду кабінету ДПС та останніх періодів, а не з підписання документів.
Часті запитання про бухгалтерський облік ФОП (FAQ)
Що входить у поняття бухгалтерського обліку для ФОП на спрощеній системі?
Бухгалтерський облік ФОП на спрощеній системі це ведення обліку доходів за ст. 296 Податкового кодексу, контроль відповідності розрахункових операцій зареєстрованим кодам КВЕД, фіскальний облік ПРРО, своєчасний розрахунок і сплата єдиного податку, ЄСВ та військового збору, а також формування і подання податкової звітності до ДПС.
Скільки коштує ведення обліку ФОП та від чого залежить ціна?
Базовий тариф на комплексний облік ФОП 1, 2 або 3 групи єдиного податку без найманих працівників становить фіксовані 1000 грн на місяць без прихованих доплат. Якщо у підприємця є наймані працівники, вартість стартує від 2100 грн, на загальній системі від 2500 грн, а для платників ПДВ від 4000 грн на місяць.
Чи потрібно ФОП на 2 чи 3 групі вести книгу обліку доходів у 2026 році?
Так, платники єдиного податку зобов'язані вести облік доходів за ст. 296 Податкового кодексу. Форма довільна: підійде електронний або паперовий регістр, головне щоб кожне надходження було відображене вчасно і повно. У межах пакета за 1000 грн на місяць ми ведемо цей регістр за вас і звіряємо його з банківськими виписками.
Чим спеціалізований облік ФОП відрізняється від корпоративних послуг аудиторських бюро?
Універсальні бюро часто переносять на підприємця корпоративні стандарти обліку з подвійним записом, планом рахунків і балансом, чого закон від ФОП не вимагає, і це піднімає чек у рази. Ми працюємо тільки з ФОП і ведемо рівно той обсяг обліку, який передбачає глава 1 розділу XIV Податкового кодексу.
Як відбувається передача даних та документів при дистанційному обліку онлайн?
Облік ведеться повністю дистанційно по всій Україні. Ви надаєте виписки з клієнт-банку або гостьовий доступ до них, ми звіряємо надходження, формуємо звітність і платежі. Підписання декларацій та листування з податковою відбуваються через кваліфікований електронний підпис і електронний кабінет платника ДПС, без візитів до офісу.
Що буде у разі порушення правил обліку доходів або касової дисципліни ПРРО?
Наслідки залежать від порушення. Дохід понад річний ліміт оподатковується за ставкою 15% на суму перевищення, і платник зобов'язаний перейти на загальну систему з першого числа місяця, наступного за кварталом перевищення (п. 293.4 і пп. 298.2.3 Податкового кодексу). За розрахунки без ПРРО передбачені окремі фінансові санкції.
Передайте бухгалтерський облік ФОП фахівцям за 1000 грн на місяць
Регістр доходів, банківські виписки, чеки ПРРО та первинні документи будуть у порядку, а податки розраховані і сплачені вчасно. Залиште заявку онлайн, ми відповімо максимум протягом години та почнемо з перевірки вашого кабінету платника.
Джерела
- Податковий кодекс України № 2755-VI, глава 1 розділу XIV, ст. 291-300: групи ФОП, ліміти доходу, ставки єдиного податку, ведення обліку доходів за ст. 296.
- Податковий кодекс України № 2755-VI, п. 293.4 і пп. 298.2.3: ставка 15% на суму перевищення ліміту та обов'язковий перехід на загальну систему оподаткування.
- Закон України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» № 4695-IX, ст. 8: мінімальна заробітна плата 8 647 грн та прожитковий мінімум 3 328 грн з 1 січня 2026 року.
- Закон України «Про збір та облік єдиного внеску» № 2464-VI, ст. 8: ставка ЄСВ 22% та мінімальна база нарахування внеску.
- Закон України № 4015-IX: військовий збір для платників єдиного податку, фіксована сума для 1 і 2 груп та 1% доходу для 3 групи.
- Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» № 265/95-ВР: коли ФОП зобов'язаний застосовувати РРО або ПРРО і хто від цього звільнений.
- Закон України про державну реєстрацію № 755-IV: реєстрація та припинення діяльності фізичної особи-підприємця.
- Державна податкова служба України: адміністрування єдиного податку та ЄСВ, електронний кабінет платника податків.
- Міністерство фінансів України: податкова політика та роз'яснення щодо оподаткування підприємців.
- Портал державних послуг Дія: реєстраційні дії щодо ФОП онлайн.
Усі числові значення на цій сторінці звірені з текстами законів станом на 8 серпня 2026 року. Базові величини змінюються щороку законом про державний бюджет, тому таблиці ставок і лімітів оновлюються в січні.